Gestion de Inventarios

Tendencias modernas de los inventarios

Por Eduardo Betanzo Quezada

Uno de los elementos fundamentales para la óptima gestión de la Cadena de Suministro es sin lugar a dudas el tópico del control de los inventarios y la forma en que las empresas llevan a cabo sus procesos de abasto, ya que de esto dependerá el incremento o disminución de la productividad de la compañía. En este artículo, el autor nos habla sobre los factores empresariales y del mercado globalizado, que han empujado a las empresas a la cada vez más imperiosa labor de administrar eficientemente sus procesos de abastecimiento y de control de inventarios.

Amortiguando la productividad

En la actualidad, el control de inventarios reviste gran importancia para las empresas que deben aumentar su productividad para mantenerse competitivas. Aunque hoy existen tendencias para que las empresas reduzcan al mínimo sus inventarios, existen razones relacionadas con la productividad global de la empresa y con los niveles de servicio ofrecidos a los clientes que justifican ciertos niveles de existencias.

Los inventarios son una especie de "amortiguador" de los procesos de producción y distribución, que permiten disponer de insumos o de productos terminados en las cantidades necesarias y en los momentos oportunos. Según la práctica actual, lo ideal es que las mercancías en tránsito no lleguen antes, para no acumularse y provocar inventarios y movimientos en almacén, ni después, para no dar lugar a interrupciones de los procesos de producción o distribución.

Para toda empresa, el interés en reducir los niveles de inventario radica en abatir sus costos financieros debidos a la inmovilización de capital en mercancías, así como los costos de almacenamiento, seguros e impuestos, entre otros.

La competencia internacional ha obligado a los fabricantes a producir con una mayor variedad de tamaños, colores, pesos y presentaciones con objeto de competir con productos cada vez más diversificados. Además, el costo de inventario de los fabricantes ha crecido por los altos niveles de servicio que los comercializadores exigen a sus proveedores.

Este fenómeno se acentúa cuando los detallistas y grandes distribuidores mantienen inventarios bajos que precisan elevados niveles de servicio para evitar la falta de existencia en los puntos de venta final. Dentro de este esquema, los costos de inventario tienden a ser trasladados en cadena al fabricante, el cual, a su vez, los transmite a sus proveedores.

Para facilitar el control de los inventarios, las empresas de transporte deben adaptarse a los requerimientos de las empresas industriales y comerciales, proporcionándoles una gran calidad de servicio. Así, la rapidez y confiabilidad del transporte se convierten en un factor decisivo para manejar adecuadamente los inventarios en tránsito y a la vez, cumplir con una función de "almacenamiento dinámico".

Importancia del inventario

El control de los inventarios también ejerce presión en otras áreas funcionales de la empresa, las cuales tienen interés en que los inventarios se manejen de una manera conveniente a sus intereses, así:

• Comercialización, dado que desea el más alto nivel de servicio al cliente, pugna por un buen reaprovisionamiento de sus inventarios.

• Producción, que busca series de producción largas y económicas, también está interesada en inventarios disponibles.

• Finanzas, por el contrario, desea los más bajos niveles de inventarios para incrementar su ciclo de rotación, reducir los activos de la empresa y lograr la mejor utilización del capital.

Dados los legítimos intereses anteriores, las empresas deben implantar políticas de inventarios equilibradas, que aseguren el logro de sus objetivos y no de los objetivos parciales de sus departamentos. Para ello, algunas prácticas comunes son las siguientes:

1. Acumulación temporal de inventarios de materias primas o de productos terminados para lograr descuentos en compras de oportunidad. En este caso, habrá que estimar el costo por inventarios más almacenaje durante el tiempo que no se empleen los bienes para evaluar si la opción de compra es conveniente.

2. Acumulación de inventarios debido a la obtención de descuentos en transporte, o bien, para lograr ahorros debidos a que grandes compras también brindan ahorros en transporte a través de embarques completos (carro completo). En el caso de aprovisionamientos para la producción, el costo del transporte de materias primas es por lo general elevado y los costos de almacenamiento son bajos, por lo que la reducción de los fletes puede tener un impacto significativo en el precio de venta final. Para algunas industrias, como la automotriz, los inventarios de insumos pesan mucho sobre los costos de producción y suelen manejarse bajo esquemas de producción "Justo a Tiempo".

3. Mantenimiento de inventarios de emergencia para prevenir cortes en las líneas de producción o en el abastecimiento a puntos de venta final. La cantidad de mercancía en almacén dependerá de la probabilidad de que ocurra una falta de materiales y de su duración.

4. Compras especulativas por alza prevista en los precios, huelgas de proveedores, cambios políticos, etc.

5. Repartición de la producción o distribución de productos del campo que se producen en épocas específicas y requieren de almacenamiento o refrigeración.

6. Acumulación de inventarios para mantener la capacidad productiva de los proveedores y no provocar el cierre temporal de sus plantas. Por ejemplo, cuando el suministro de un cierto insumo depende de un solo proveedor, su eventual cierre acarrea problemas para la producción. Para efectos de protección, ello puede obligar a mantener inventarios por cortos períodos.

7. Los niveles de servicio al cliente son muy importantes desde el punto de vista comercial por lo que los inventarios también sirven para mejorar el nivel de servicio y reducir el costo por ventas perdidas, en caso de escasez de producto.

Software que ayuda

En la actualidad, los MRPII son soluciones eficaces para mantener un efectivo control de los inventarios. Éstas soluciones han sido definidas como un método de planificación efectivo de todos los recursos para una compañía de manufactura. Su mecanismo comprende una variedad de funciones asociadas entre ellas, las cuales son:

• Planificación comercial

• Plan de ventas y operaciones

• Programa de producción maestro

• Planificación de materiales

• Planificación de capacidad

• Sistemas de ejecución asociados al taller

Adiós a la especulación

Haciendo a un lado la especulación, se puede concluir que las empresas deben esforzarse por reducir sus inventarios a través de esquemas de producción y transporte justo a tiempo y que deben estar preparadas para manejar adecuadamente sus inventarios. A pesar de ello, no todas las políticas de reducción de inventarios podrán tender forzosamente a "cero", por lo que cada empresa, según su tamaño, ramo, productos y segmentos de mercado, deberá establecer sus niveles óptimos en función de sus relaciones con proveedores y prestadores de servicios, incluyendo los de transporte.

Recuadro 1:

Control de Inventarios

La finalidad de llevar a cabo un control de inventarios se fundamenta en saber qué ocurre en los almacenes y centros de distribución en un período determinado, a fin de estar en condiciones de elevar el nivel de confiabilidad de la información. Con un efectivo control de inventario puede determinarse:

• Cuánta mercancía tenemos

• Qué decisiones tomar respecto de la producción o las políticas de liquidación

• Cómo rotar adecuadamente los productos

• Detectar y eliminar el robo de mercancías

• Cuantificar las pérdidas por mercancías dañadas, etc.

En la actualidad existen soluciones informáticas idóneas para el manejo de los bienes, materias primas y otros materiales destinados a la venta o utilizados en la producción. Para llevar el control de dichos materiales cuentan, entre otras funciones, con parámetros generales en los que se establecen las condiciones de cada transacción, las clases de inventario, los métodos de costeo, las localizaciones, las taras y su composición, productos sustitutos, y demás información que será utilizada tanto para la captura de las transacciones de inventario como en el proceso de actualización del portafolio corporativo.

Recuadro 2:

Manejo de stocks

Los factores más importantes en el manejo de stocks de mercancías en la actualidad es el control y la eficiencia en el uso de los recursos, a fin de no generar sobrecostos.

Lo más usado actualmente para el control de inventarios son los sistemas Justo a Tiempo. El justo a tiempo significa no tener en ninguna parte de la planta o punto de venta, más materia prima, sub-ensambles o producto terminado que el mínimo requerido para una operación fluida.

El almacenamiento es con frecuencia un enemigo oculto para una operación sana. Cuando la materia prima, sub-ensambles o producto terminado permanecen quietos en cualquier parte, representan una parte del capital de la empresa que no genera utilidades. Además de esta pérdida, están en riesgo los productos. Inundaciones, incendios, depreciaciones en el mercado y obsolescencia en el diseño son sólo algunos de los riesgos. En algunos casos, la materia prima usada en productos que no se venden, podría haberse utilizado para producir otros productos que se venden más rápido.

La rotación de inventarios indica la eficiencia de la empresa para manejar el nivel de inventarios. Una rotación baja puede indicar que los inventarios de la empresa son demasiado grandes, representando un uso ineficiente de los activos. Una rotación alta demuestra que los productos se venden rápidamente y el costo de almacenamiento es bajo.

LAS NECESIDADES DE INVENTARIOS

LAS NECESIDADES DEL INVENTARIO FÍSICO SE FUNDAMENTAN EN DOS RAZONES:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.

2. El inventario físico satisface las necesidades contables, para verificar en realidad, la existencia de material la aproximación del consumo real.

CONTROL DE MATERIALES.

Los materiales y repuestos en toda empresa representan un factor básico de operaciones y constituyen por lo general un elevado porcentaje de las inversiones, de allí la importancia de un adecuado control de los mismos. Tiende a ocasionar pérdidas por desperdicios, deterioro, mal uso, robo, etc. el valor de los inventarios es dinero invertido que es preciso controlar constantemente asignado responsable en garantía de su manejo honesto y cuidadoso.

OBJETIVOS DEL CONTROL DE MATERIALES.

No comprenden los fondos de las empresas en comprar innecesarias de materiales y repuestos.

Rechazar materiales y repuestos que no hayan sido pedidos o que no cumplan con las especificaciones técnicas adecuadas.

Asegurar los recibos de los materiales y repuestos y su cargo con los precios adecuados.

Controlar adecuadamente las existencias de materiales y repuestos en el almacén.

STOCK.

Se entiende por stock a todo aquel conjunto de materiales, artículos o existencia que se encuentran salvaguardados en el almacén como depósito de reserva.

También se puede definir el stock como: la cantidad de bienes que dispone una empresa, es decir, que este término se utiliza generalmente para referirse a los productos almacenados en otras palabras, al inventario.

El stock representa uno de los componentes de mayor relevancia en la determinación del resultado tanto a través del costo que genera la atención de recursos financieros en su inmovilización como los vinculados a su posesión y custodia.

La rotación del stock y el nivel de inventario mantenido en una empresa son aspectos de vital importancia para cualquier tipo de organización. Una alta rotación y un bajo nivel de stock se traduce significativas mejoras de eficiencia, ahorra de costos y aplicaciones efectivas de los recursos financieros de toda empresa.

ROTACIÓN DE INVENTARIOS

Se refiere a todo aquello que permanece inmóvil, estático o inerte que no produce nada. Las utilidades se generan el movimiento, con la rotación, con el cambio de un activo por otros. En el naco de lo inventarios, entre mayor sea la rotación mayores serían las posibilidades de aumentar las ganancias.

La rotación de los inventarios significa la cantidad de veces promedio durante el año estos se resuelven mediante la producción y venta, convirtiéndose su existencia en cuantas por cobrar efectivo y nuevamente en inventarios. Esta formación se obtiene de los inventarios y del registro de las compras realizadas en el periodo determinado.

CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES DE INVENTARIO

El hecho de clasificar los materiales que forman parte de nuestros inventarios es una práctica usual que tiene como objetivo limitar las actividades de planificación y control de cierto número de referencias, las más importantes. Cuando en un inventario existe millares de referencias es muy difícil que se puedan extender dichas actividades a todas ellas y es necesario asignar de forma óptima la capacidad real de gestión.

La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los dos siguientes criterios:

Salidas (en unidades monetarias). Es la extendida, y agrupar los artículos en la conocida clasificación "ABC”, a veces denominada "XYZ" para no confundir las siglas anteriores con el concepto "Activities Based Costs" o "Costos Basado en Actividades”.

Rotación

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE INVENTARIO ABC

La necesidad de establecer un programa de entrega de materiales para evitar situaciones de inactividad que repercuten negativamente en los costos de los factores productivos, hace preciso realizar la discriminación de artículos con el fin de determinar entre ellos cuales son los que por sus características precisan un control mas riguroso. Este último se consigue la clasificación "ABC" valor anual pasado de cada artículo.

En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades de adquisición.

El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios preestablecidos, dicha clasificación se basa en la conocida Ley de Pareto, y diferencia de los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa que ambas denominaciones (categoría B). Es clásico considerar las siguientes agrupaciones de los artículos:

Tipo A: Son aquellos en los que la empresa tiene mayor inversión. Representa el 20% de lo artículos en inventario y como referencia el 80% del valor de la inversión. son generalmente los mas costoso y los de rotación lenta del inventario.

Tipo B: Son aquellos que por referencia les corresponde el rango siguiente de inversión, y representa el 30% de los artículos y requieren del valor de inversión.

Tipo C: Son aquellos que representa el 50% de los artículos en inventario y solo el 5% del valor de la inversión. Este tipo normalmente se encuentra en grandes y variadas cantidades dentro del inventario, por corresponder a inversión más bajas.

Como recomendación general, si se manejan muchas referencias, la clasificación que se realice atendiendo al valor de las salidas, y el número de artículos que se dispone, no se debe diferir excesivamente de los valores indicados. La gestión de los inventarios deberá ir avanzada. La gestión de los indicadores deberá ir avanzado desde la categoría A hasta la categoría B y C, en función de las posibilidades reales que tenga la empresa.

El control de los artículos del A, debe ser muy preciso y minucioso, por la razón de representar el de mayor inversión. Es recomendable interpretar en ellos las técnicas del control inventarios más sofisticados.

Por otra parte los artículos A, pueden ser controlados empleando otras técnicas que resulten eficientemente y menos complejos. A diferencia de los artículos A y B , los tipo C solo requieren de un mínimo control de inventario.

GESTIÓN DE INVENTARIOS Y DE LA CAPACIDAD PRODUCTIVA

Resulta fundamental en los procesos de producción el desarrollo de una actividad adecuada de planificación además del control de inventarios y de la capacidad productiva. En escenarios de stocks «normales» o «extraordinarios», estas actividades permiten que cada materia prima, material, equipamiento, producto en curso o terminado, llegue a su destino en condiciones de optimizan de los procesos.

En este caso, el propósito de la gestión de inventarios se ciñe al mantenimiento de los stocks en niveles óptimos que faciliten un equilibrio entre necesidades y costes de los procesos, estos últimos asociados a labores de inversión y mantenimiento, tratando de no almacenar más de lo demandado de forma regular por la estructura de fabricación, dejando un lugar al denominado «stock de seguridad», configurado para salvar incidencias extraordinarias. Así, las técnicas más utilizadas serían:

§  Cantidad económica de pedido o modelo de Wilson (EOQ  =  Economic Order Quantity).
§  Planificación de necesidades de materiales (MRP  =  Materials Requirement Planning o MRP  –  I).
§  Planificación de recursos de fabricación (MRP  –  II  =  Manufacturing Resources Planning).
§  Sistema de inventarios «casi a tiempo» (JIT  =  Just in Time).
La cantidad económica de pedido o «volumen óptimo» se debe solicitar a los proveedores teniendo en cuenta la minimización del coste de los inventarios. El planteamiento es válido en condiciones deterministas y si los stocks resultan ser independientes entre sí. Las cantidades o lotes económicos se obtienen en virtud de la minimización de la función de costes totales integrada por costes de adquisición, de pedido, de mantenimiento, etc. Este modelo representa un contexto de demanda de periodo regular o constante (véase figura 9). La tag α o pendiente expresa la demanda (D) prevista; si esta fuera mayor habría que utilizar el stock de seguridad y evitar la ruptura de necesidades de materiales.

IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS

Tener un control de cualquier cantidad de Bienes u Objetos que tengamos a disposición es lo recomendable en cualquier entidad, compañía o institución, como también en nuestro hogar, permitiendo una Mejor Organización, sobre todo cuando es necesario realizar una Mudanza o Movilidad de un punto a otro dentro del hogar, evitando así perder material o bien llevando un mejor control de lo que haya sido transportado.

Para ello es que es necesario desarrollar lo que es conocido como Inventario, una tarea que si bien puede parecer sencilla desde afuera, lo cierto es que tiene distintas etapas y puede ser muy compleja, dependiendo también de cuan elaborado se lo quiera preparar, o bien del tipo de Objeto a Inventariar, teniendo distintas formas de trabajo.

Para poder realizarlo necesitaremos principalmente un Método y Orden para evitar errores que lleven a catalogar dos veces al mismo objeto, como también olvidar de incluir a otros, siendo necesario realizar un Conteo Previo del total a inventariar, para poder realizar posteriormente una verificación haciendo una sumatoria de los individuales.

Su aplicación más conocida quizá está en el Inventario Bibliotecario, donde se realiza no solo una clasificación de libros indicando su respectiva ubicación, sino también la Cantidad de Tomos con los que se cuenta, y hasta poder añadir las Condiciones de Préstamo (aquellos que podemos retirar a nuestra casa o solo leer allí) siendo ayudados hoy en día gracias al Software Informático que puede elaborar distintas bases de datos, tablas y hasta aplicaciones especializadas para poder realizar la tarea de Inventariado y Organización.

También se realizan Inventarios Empresariales a fines de complementar el Análisis Contable, pudiendo pertenecer por un lado a los Activos Patrimoniales de la compañía en cuestión, como también simplemente realizarse una organización de estos objetos para poder realizar un control de los empleados que interaccionan con los mismos.

LOS INVENTARIOS

Es una relación detallada, ordenada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

Es detallada, pues se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.

Es ordenada al agrupar los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.

Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetaria

 TIPOS DE INVENTARIOS

• ·         Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo feiscal, normalmente el 31 de diciembre.

• ·         Inventarios periódicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una empresa.

• ·         Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los días de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.

• ·         Inventarios de liquidación legal y política en su proceso

• ·         Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación: Lo conforman los bienes que ha adquirido una Empresa de tipo Manufacturera o Industrial y están en proceso aún de manufactura. La forma de cuantificarlos se hace mediante la cantidad de materiales, mano de obra y o gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

• ·         Inventarios de Materias Primas: Está formado por los materiales que se requieren para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna manera.

• ·         Inventarios de Suministros de Fábrica: Incluye todos aquellos materiales que se utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.

• ·         Inventarios de Producción en Proceso

• ·         Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que adquieren Empresas Manufactureras o Industriales y después modifican o transforman para venderlos como productos elaborados por ellos.

• ·         Inventarios de Materiales y Suministros.

• ·         Inventarios puntuales.

• ·         Inventarios forestales.

• ·         Inventarios de gestión.

• ·         Inventario perpetuo: Nos ayudan a preparar los estados financieros por periodos de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional) El negocio puede calcular el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente, sin realizar un inventario.

• ·         Inventario físico.

• ·         inventario mixto.

• ·         Inventario en tránsito.

• ·         Inventario en consignación.

• ·         Inventario máximo.

• ·         Inventario mínimo.

• ·         Inventario disponible.

• ·         Inventario en línea.

• ·         Inventario agregado.

• ·         Inventario en cuarentena.

• ·         Inventario de previsión.

• ·         Inventario de mercaderías.

• ·         Inventario de fluctuación.

• ·         Inventario de anticipación.

• ·         Inventario intermitente.

• ·         Inventario estacional.

• ·         Inventario permanente.

• ·         Inventario cíclico: permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos.

• ·         Inventario Cero.

• ·         Inventario de Patrimonio cultural Inmaterial: Como aparece en la Convención para la Salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial de UNESCO (2003)

RAZONES POR LAS CUALES SE REQUIERE MANTENER INVENTARIO

Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes.

Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de re inventario determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:

Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

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