Tendencias modernas de los inventarios

Por Eduardo Betanzo Quezada

Uno de los elementos fundamentales para la óptima gestión de la Cadena de Suministro es sin lugar a dudas el tópico del control de los inventarios y la forma en que las empresas llevan a cabo sus procesos de abasto, ya que de esto dependerá el incremento o disminución de la productividad de la compañía. En este artículo, el autor nos habla sobre los factores empresariales y del mercado globalizado, que han empujado a las empresas a la cada vez más imperiosa labor de administrar eficientemente sus procesos de abastecimiento y de control de inventarios.

Amortiguando la productividad

En la actualidad, el control de inventarios reviste gran importancia para las empresas que deben aumentar su productividad para mantenerse competitivas. Aunque hoy existen tendencias para que las empresas reduzcan al mínimo sus inventarios, existen razones relacionadas con la productividad global de la empresa y con los niveles de servicio ofrecidos a los clientes que justifican ciertos niveles de existencias.

Los inventarios son una especie de "amortiguador" de los procesos de producción y distribución, que permiten disponer de insumos o de productos terminados en las cantidades necesarias y en los momentos oportunos. Según la práctica actual, lo ideal es que las mercancías en tránsito no lleguen antes, para no acumularse y provocar inventarios y movimientos en almacén, ni después, para no dar lugar a interrupciones de los procesos de producción o distribución.

Para toda empresa, el interés en reducir los niveles de inventario radica en abatir sus costos financieros debidos a la inmovilización de capital en mercancías, así como los costos de almacenamiento, seguros e impuestos, entre otros.

La competencia internacional ha obligado a los fabricantes a producir con una mayor variedad de tamaños, colores, pesos y presentaciones con objeto de competir con productos cada vez más diversificados. Además, el costo de inventario de los fabricantes ha crecido por los altos niveles de servicio que los comercializadores exigen a sus proveedores.

Este fenómeno se acentúa cuando los detallistas y grandes distribuidores mantienen inventarios bajos que precisan elevados niveles de servicio para evitar la falta de existencia en los puntos de venta final. Dentro de este esquema, los costos de inventario tienden a ser trasladados en cadena al fabricante, el cual, a su vez, los transmite a sus proveedores.

Para facilitar el control de los inventarios, las empresas de transporte deben adaptarse a los requerimientos de las empresas industriales y comerciales, proporcionándoles una gran calidad de servicio. Así, la rapidez y confiabilidad del transporte se convierten en un factor decisivo para manejar adecuadamente los inventarios en tránsito y a la vez, cumplir con una función de "almacenamiento dinámico".

Importancia del inventario

El control de los inventarios también ejerce presión en otras áreas funcionales de la empresa, las cuales tienen interés en que los inventarios se manejen de una manera conveniente a sus intereses, así:

• Comercialización, dado que desea el más alto nivel de servicio al cliente, pugna por un buen reaprovisionamiento de sus inventarios.

• Producción, que busca series de producción largas y económicas, también está interesada en inventarios disponibles.

• Finanzas, por el contrario, desea los más bajos niveles de inventarios para incrementar su ciclo de rotación, reducir los activos de la empresa y lograr la mejor utilización del capital.

Dados los legítimos intereses anteriores, las empresas deben implantar políticas de inventarios equilibradas, que aseguren el logro de sus objetivos y no de los objetivos parciales de sus departamentos. Para ello, algunas prácticas comunes son las siguientes:

1. Acumulación temporal de inventarios de materias primas o de productos terminados para lograr descuentos en compras de oportunidad. En este caso, habrá que estimar el costo por inventarios más almacenaje durante el tiempo que no se empleen los bienes para evaluar si la opción de compra es conveniente.

2. Acumulación de inventarios debido a la obtención de descuentos en transporte, o bien, para lograr ahorros debidos a que grandes compras también brindan ahorros en transporte a través de embarques completos (carro completo). En el caso de aprovisionamientos para la producción, el costo del transporte de materias primas es por lo general elevado y los costos de almacenamiento son bajos, por lo que la reducción de los fletes puede tener un impacto significativo en el precio de venta final. Para algunas industrias, como la automotriz, los inventarios de insumos pesan mucho sobre los costos de producción y suelen manejarse bajo esquemas de producción "Justo a Tiempo".

3. Mantenimiento de inventarios de emergencia para prevenir cortes en las líneas de producción o en el abastecimiento a puntos de venta final. La cantidad de mercancía en almacén dependerá de la probabilidad de que ocurra una falta de materiales y de su duración.

4. Compras especulativas por alza prevista en los precios, huelgas de proveedores, cambios políticos, etc.

5. Repartición de la producción o distribución de productos del campo que se producen en épocas específicas y requieren de almacenamiento o refrigeración.

6. Acumulación de inventarios para mantener la capacidad productiva de los proveedores y no provocar el cierre temporal de sus plantas. Por ejemplo, cuando el suministro de un cierto insumo depende de un solo proveedor, su eventual cierre acarrea problemas para la producción. Para efectos de protección, ello puede obligar a mantener inventarios por cortos períodos.

7. Los niveles de servicio al cliente son muy importantes desde el punto de vista comercial por lo que los inventarios también sirven para mejorar el nivel de servicio y reducir el costo por ventas perdidas, en caso de escasez de producto.

Software que ayuda

En la actualidad, los MRPII son soluciones eficaces para mantener un efectivo control de los inventarios. Éstas soluciones han sido definidas como un método de planificación efectivo de todos los recursos para una compañía de manufactura. Su mecanismo comprende una variedad de funciones asociadas entre ellas, las cuales son:

• Planificación comercial

• Plan de ventas y operaciones

• Programa de producción maestro

• Planificación de materiales

• Planificación de capacidad

• Sistemas de ejecución asociados al taller

Adiós a la especulación

Haciendo a un lado la especulación, se puede concluir que las empresas deben esforzarse por reducir sus inventarios a través de esquemas de producción y transporte justo a tiempo y que deben estar preparadas para manejar adecuadamente sus inventarios. A pesar de ello, no todas las políticas de reducción de inventarios podrán tender forzosamente a "cero", por lo que cada empresa, según su tamaño, ramo, productos y segmentos de mercado, deberá establecer sus niveles óptimos en función de sus relaciones con proveedores y prestadores de servicios, incluyendo los de transporte.

Recuadro 1:

Control de Inventarios

La finalidad de llevar a cabo un control de inventarios se fundamenta en saber qué ocurre en los almacenes y centros de distribución en un período determinado, a fin de estar en condiciones de elevar el nivel de confiabilidad de la información. Con un efectivo control de inventario puede determinarse:

• Cuánta mercancía tenemos

• Qué decisiones tomar respecto de la producción o las políticas de liquidación

• Cómo rotar adecuadamente los productos

• Detectar y eliminar el robo de mercancías

• Cuantificar las pérdidas por mercancías dañadas, etc.

En la actualidad existen soluciones informáticas idóneas para el manejo de los bienes, materias primas y otros materiales destinados a la venta o utilizados en la producción. Para llevar el control de dichos materiales cuentan, entre otras funciones, con parámetros generales en los que se establecen las condiciones de cada transacción, las clases de inventario, los métodos de costeo, las localizaciones, las taras y su composición, productos sustitutos, y demás información que será utilizada tanto para la captura de las transacciones de inventario como en el proceso de actualización del portafolio corporativo.

Recuadro 2:

Manejo de stocks

Los factores más importantes en el manejo de stocks de mercancías en la actualidad es el control y la eficiencia en el uso de los recursos, a fin de no generar sobrecostos.

Lo más usado actualmente para el control de inventarios son los sistemas Justo a Tiempo. El justo a tiempo significa no tener en ninguna parte de la planta o punto de venta, más materia prima, sub-ensambles o producto terminado que el mínimo requerido para una operación fluida.

El almacenamiento es con frecuencia un enemigo oculto para una operación sana. Cuando la materia prima, sub-ensambles o producto terminado permanecen quietos en cualquier parte, representan una parte del capital de la empresa que no genera utilidades. Además de esta pérdida, están en riesgo los productos. Inundaciones, incendios, depreciaciones en el mercado y obsolescencia en el diseño son sólo algunos de los riesgos. En algunos casos, la materia prima usada en productos que no se venden, podría haberse utilizado para producir otros productos que se venden más rápido.

La rotación de inventarios indica la eficiencia de la empresa para manejar el nivel de inventarios. Una rotación baja puede indicar que los inventarios de la empresa son demasiado grandes, representando un uso ineficiente de los activos. Una rotación alta demuestra que los productos se venden rápidamente y el costo de almacenamiento es bajo.